Вопрос по складской логистике

[Натик]

Жду советов из разряда "а у нас делают так".
Есть проблема: сопутствующие документы (накладные, счета-фактуры, оригиналы счетов). Раньше сотрудники склада вкладывали эти документы в коробки. Звонили заказчики с жалобами, что нет документов . Звонили часто. Выяснялось, что коробки вскрывать прямо сейчас никто не собирался, а вот оприходовать товар нужно прямо сейчас.
Закупили прозрачных конвертов на клейкой основе, клеим эти конверты на коробки теперь. Самый верхний лист с надписью крупным шрифтом: "Документы!!! Обязательно передать в бухгалтерию!!!" Шрифт жирный, формат листа - А4, надпись достаточно крупная - не заметить сложно. Прозрачный конверт, как я уже сказала, клеится прямо на коробку, сверху закрепляется прозрачным скотчем.
Парадокс, но клиенты стали звонить еще чаще. Продажники просят сделать что-нибудь с данной ситуацией. Как быть? Класть по комплекту и внутрь, и в наружный конверт? Увеличивается объем подписываемых документов, как следствие - увеличиваются трудозатраты.
Как делается у Вас?

[swallow]

Обычно по факсу отправляем фактуры, а оригиналы по почте. Иногда под пленку закручиваем. Вроде никто не жаловался

[Lenik24]

Наймите сотрудника - который будет отвечать - а) за докуметы, правильность их оформления, б) оприходование товара, в) отвечать на звонки поставщиков

[fraika]

Сообщение от Натик

Жду советов из разряда "а у нас делают так".
Есть проблема: сопутствующие документы (накладные, счета-фактуры, оригиналы счетов). Раньше сотрудники склада вкладывали эти документы в коробки. Звонили заказчики с жалобами, что нет документов . Звонили часто. Выяснялось, что коробки вскрывать прямо сейчас никто не собирался, а вот оприходовать товар нужно прямо сейчас.
Закупили прозрачных конвертов на клейкой основе, клеим эти конверты на коробки теперь. Самый верхний лист с надписью крупным шрифтом: "Документы!!! Обязательно передать в бухгалтерию!!!" Шрифт жирный, формат листа - А4, надпись достаточно крупная - не заметить сложно. Прозрачный конверт, как я уже сказала, клеится прямо на коробку, сверху закрепляется прозрачным скотчем.
Парадокс, но клиенты стали звонить еще чаще. Продажники просят сделать что-нибудь с данной ситуацией. Как быть? Класть по комплекту и внутрь, и в наружный конверт? Увеличивается объем подписываемых документов, как следствие - увеличиваются трудозатраты.
Как делается у Вас?

хм.... у нас также как у вас, то есть на складе документы либо в руки отдаются клиентам, либо в коробку...только проблем не было никогда....

[Oxуgen]

1 вариант: с/ф по факсу, оригиналы документов почтой, заказным.
2 вариант: подписываете коробки, оригиналы документов передает лично в бухгалтерию экспедитор.
Если честно, непонятно, как осуществляется доставка: ваши ТС, самовывоз или перевозчик. Если ваши ТС, то первые два варианта для вас, если самовывоз, то ответственное лицо заказчика получает документы, если перевозчик, то я отправляла ТТН с перевозчиком, с/ф по факсу заказчику, оригиналы почтой.

[Натик]

Отправляем БИЗПАКом (в основном).
Нанять человека отдельного достаточно проблематично - компания небольшая, на расширение штата логистики идут весьма неохотно.
С/ф по факсу, потом оригиналы заказным - я повешусь Это означает, что будет сидеть человек и пол-дня этим заниматься

[БогинЯ]

А почему не отдаете документы данные, как сопроводительные? Мы всегда так делаем.....
2Экземпляра в коробку (на коробке склад рисует конвертик - типО, документы в этой коробке), сопроводительные - экземпляр - транспортной.....

[Натик]

Кому? Перевозчику? Заказчику сопроводиловка не нужна - нужны с/ф, акты выполненных работ, и тыпы.

[БогинЯ]

Сопроводиловка для транспортной. Те документы, которые отдаются ПОЛУЧАТЕЛЮ при передаче товара от транспортной к нему. Типо сопроводительных документов на груз.

[мамаНасти]

Одну накладную в коробку. Оригиналы почтой с уведомлением. Упаковать в конверт не дольше, чем "в прозрачный пакет и примотать скотчем..."