Расскажите, пожалуйста, про должность секретаря

[Natan'ka]

Всем - здравствуйте

Кто работает секретарем, расскажите, пожалуйста - какие обязанности, какие сложности возникают.
В чем плюсы и минусы работы на данной должности.
Работа на компе - это что там?

И есть ли в интернете нечто про документооборот (я так понимаю это самая важная часть), и вообще про работу секретаря.

А то вот мои знания финского языка никому не нужны (а для кого-то недостаточны ) Решила попробовать устроиться секретарем.

Поделитесь информацией, пожалуйста

[sun_r7]

Зависит от требований, которые предъявляет работодатель.
Секретарь - лицо и голос фирмы. Секретарь должен быть в курсе, кто, куда, зачем, насколько, кто на месте, кто вышел - все это держать в голове и постоянно обновлять. А также быть на месте, "приклеенным к стулу".
Мини АТС - все звонки секретарю, перевод звонков на того, кому они поступили, желательно с комментарием (кто по какому вопросу).
Документация входящая: регистрируется, копируется при необходимости, доводится до сведения адресата либо ему передается.
Документация исходящая: по установленным нормам (можно поискать в инете или лучше в специальных консультантах, гарантах и т.д., если установлены). Тоже регистрируется (письма, приказы и т.д.)
Заказ/бронирование всевозможных билетов, гостиниц, мероприятий...
Жизнеобеспечение офиса (по договоренности): канцелярия, расходные материалы, чай-кофе-посуда для клиентов (иногда и для сотрудников).
Часто к обязанностям секретаря добавляется то, что необходимо конкретной фирме, особенно, если она небольшая. Рекламные материалы, например; работа с курьерскими службами...
Я делала пакеты документов (бухгалтерских) на отправку товаров, проверяла телефонные счета, оформляла заказы клиентов в случае отсутствия их менеджеров.
Может, еще чего вспомню.

[Бриз]

В каждой фирме свои заморочки и требования.В нашу фирму не возьмут на данную должность девушку с ребенком или курящую.Так как работа в директорате, с места нельзя отлучатся , если только в туалет
У нас ничего сложного: заказ авиа-, ж/д, виз, загранпаспортов. Все заказы делаем через агентство. Отвечать на звонки АТС, выполнять мелкие поручения руководителя и менеджеров.
Нужно быть сообразительной, исполнительной, все делать по возможности быстро, уметь расставлять приоритеты.
Работа на компе: заявление, служебные записки, печать информации в ворде, составление таблиц в экселе.
Если не знакомы с делопроизводством:у каждого секретаря есть макеты документов, которыми они чаще всего пользуютя, сделать копии каждого и посмотреть как что пишется.

А чем Вы раньше занимались и сколько Вам лет? Нам как раз секретарь тербуется

[Natan'ka]

E-mail: natalimozul@***********
Дата рождения: 14.07.1982
Семейное положение: замужем, детей нет.
Образование: Высшее.
Профессиональный опыт:
С 2003 по 2007 год работала в школе преподавателем финского языка.
Дополнительные сведения: оптимистка, умею находить общий язык с людьми, трудолюбивая, способна разрешать спорные ситуации, ответственная, стремлюсь к развитию и самосовершенствованию. Не курю.
Прочее: к работе смогу приступить с 1 июля.

Продолжаю интересоваться обязанностями, плюсами и минусами работы, а так же интернет ресурсами...

[yulia&карапуз]

Хорошего секретаря днем с огнем не сыщешь-(
вот уже 2 месяца у нас открыта вакансия, отсмотрено уже более 20 кандидаток.

Я пришла к выводу, что секретарь-это призвание.

Внешность и В/о тоже имеет значение (у нас по крайней мере).
Из обязанностей- мини-АТС, консультации клиентов (неполадки связи), входящие/исходящие, договора, ведение реестров.

[MamaDashika]

Я работала секретарем. Плюсов не увидела. Разве что ее можно рассматривать как старт, чтобы потом занять другую должность. А так- ваше мнение в фирме - последнее, младше секретаря по должности- пожалуй, только курьер и уборщица. + любой и каждый может (по настроению) спустить на тебя всех собак- просто потому, что у вас такая должность, а у менеджера просто плохое настроение. + если вы справляетесь с обязанностями, найдут еще какие-нибудь (и на зарплате это не отражается). Бывает и без обеда можно остаться (не только из-за того, что много работы, а просто некому будет отвечать на телефон в ваше отсутсвие). А уж про "подавание" кофе- я вообще молчу

[Волчок]

Ну не скажите... как себя поставить. У нас секретарь любого отбреет и на место поставит

[MamaDashika]

Конечно, приходится на место ставить. Просто (как правило) у людей работает стереотип: ты секретарь = "никто". Там, где я работала, некоторые вновь прибывшие сотрудники даже не трудились запомнить мое имя, хотя с просьбами ко мне обращались...Приходилось вести "воспитательную работу"

[БЕЛКА]

Сообщение от Natan'ka

Всем - здравствуйте

Кто работает секретарем, расскажите, пожалуйста - какие обязанности, какие сложности возникают.
В чем плюсы и минусы работы на данной должности.
Работа на компе - это что там?

И есть ли в интернете нечто про документооборот (я так понимаю это самая важная часть), и вообще про работу секретаря.

А то вот мои знания финского языка никому не нужны (а для кого-то недостаточны ) Решила попробовать устроиться секретарем.

Поделитесь информацией, пожалуйста

Обычно, это довольно тупиковая позиция, в смысле карьерного роста: хорошего секретаря никто никуда не отпустит. Иногда даже просто в отпуск или поболеть

[Марципан]

Я работала секретарем, действительно, в каждой фирме свои требования. Где-то секретарь - это уборщица и "никто" и из требований только отвечать на телефон, а где-то помощник директора, правая рука, но тут уже и В/о, внешность, языки.
Самые стандартные обязанности:
- АТС
- комп (офис, почта, интернет..)
- документооборот. Куча книг есть, в интернете наберите в поиске, тоже куча информации.
- знание первичной бухгалтерии и 1С будет плюсом.