У кого есть опыт подготовки семинаров, симпозиум и т.п. - поделитесь опытом - Littleone 2006-2009

Lanik · 22-01-2007, 16:23

Будьте отзывчивы. Понимая, что время и информация- это все деньги. Но может я тоже чем-то вам помогу. У меня в этой сфере никакого опыта, а так хочется чтобы событие сотоялось как можно лучше. Ситуация: надо провести встречу специалистов. Финансовой поодержки никакой. Только если взносы самих участников. Помещение найдено. Планируется встреча участников, регистрация (здесь нужно определиться как? То ли за столиками, то ли со списком всех у дверей встречать?), следущее краткие выступления, доклады участников и поздравление приглашенных, в конц небольшой капустник, в течении всего времени открыты столы с напитками и закусками. Где распечатать буклеты? Где заказать цветы -букеты? Где купить бейджи? Ну и подобные вопросы от глобальных до самых мелочных. С чего начать? Всем откликнувшимся заранее спасибо. Всем сочуствующим - тоже спасибо за вимание.

Nnuvo · 22-01-2007, 17:08

Кое-чем помогу. Из перечисленных вами вопросов:
- гостей регистрировать лучше при входе, если вы заранее не давали им каких-либо пригласительных. Им будет приятно, что их встретили (+ организатору), да и вы будете уверены в информации.
- бейджи (если много человек) можно купить в оптовой канцелярской фирме
- цветы не заказывала - не знаю, но обратилась бы в цв. фирму, находящуюся рядом (чтобы не подвели с опозданием, цветы ведь за пару дней не привезешь)и билась бы за скидки.
Напишите ваши вопросы - смогу - отвечу еще. Так будет удобно и видно, что вы работали над организацией

.

Nnuvo · 22-01-2007, 17:12

Кое-чем помогу. Из перечисленных вами вопросов:
- гостей регистрировать лучше при входе, если вы заранее не давали им каких-либо пригласительных. Им будет приятно, что их встретили (+ организатору), да и вы будете уверены в информации. При встрече, если гости не в верхней одежде, можете выдавать и бейджи или разложить их по местам, если таковые имеются.
- бейджи (если много человек) можно купить в оптовой канцелярской фирме
- цветы не заказывала - не знаю, но обратилась бы в цв. фирму, находящуюся рядом (чтобы не подвели с опозданием, цветы ведь за пару дней не привезешь)и билась бы за скидки.
Напишите ваши вопросы - смогу - отвечу еще. Так будет удобно и видно, что вы работали над организацией

.

alinok · 22-01-2007, 23:11

Вот навскидку:
1. Перед входом посадить человека для регистрации участников, которым выдать программу семинара, раздаточный материал, бейджики.
2. Стол для кофе-брейка подготовить к перерыву, после перерыва лучше убрать, не надо "в течение всего времени"
3. На столах участников - ручки, графин с водой, разовые стаканы (не обязательно, зависит от бюджета)
4. Уточните у участников, нужен ли им проектор, экран, ноутбук. Скорее всего - да, тк. многие готовят доклады с применением PowerPoint
5. Обязательно повесьте указатели от входа до конференц-зала.
Удачи!

Katya A. · 23-01-2007, 01:28

Из оборудования еще нужен флип-чарт с блокнотом и маркеры.
Кофе-брейки в середине дня действительно лучше накрывать и убирать, а в конце сделать маленький фуршет в зависимости от бюджета: шампанское с фруктами или что побогаче.
У организаторов кофе-брека уточните количество печенюшек (обычно дают очень мало, т.е. зависит от места, конечно, и цены, но я заметила, чем пафоснее место, тем хуже с печеньем), и лучше больше более мелких печенюх, чем меньшее количество крупных.
Если будете вешать стрелочки на стены – то бумажным скотчем (крепп для заклейки окон) сворачивая его маленькими кружочками с обратной стороны листка, чтобы снаружи его вообще не было видно (так будет аккуратней). Но в приличных местах есть специальные стойки-указатели.
Можно сделать первый кофе до начала встречи, уже на регистрации.
В зависимости от количества участников, может на регистрации понадобятся 2 девушки, чтобы одна быстро искала в списке, а другая – искала бейдж. Бейджи бывают вертикальные, горизонтальные, мелкие и покрупнее. Крупные горизонтальны удобнее всего – больше вмещают информации, и имя можно напечатать крупнее, чтобы людям удобнее было ориентироваться.
Последнее время с ними были проблемы в разных фирмах, оптимальные по размеру и цене мы берем здесь: (отдельно кармашки и отдельно ленты) http://www.sofitspb.ru/cscenter/accessbage/karmashki.html, http://www.sofitspb.ru/cscenter/accessbage/11579746241066951/lent_klipsa.html
Самые дешевые аналоги в магазине «Метро» (примерно 6 руб. за шт.), но они там не всегда есть в наличии.
Если люди вам платят официально, то надо будет раздавать им финанс. документы, если иногородние – то пропечатывать командировочные. Кто-то их забудет. Надо иметь с собой чистые командировочные бланки и печать. Для этого надо выделить отдельное место и время и объявить.
Может еще выдавать сертификаты какие-нибудь. Люди (особенно если сами платят за мероприятие), любят когда им выдают какие-то бумажки, подтверждающие их участие и статус мероприятия.

22-01-2007, 16:23	#1
Lanik Ветеран Зарегистрирован: May 2003 Адрес: Озерки Сообщения: 879	Будьте отзывчивы. Понимая, что время и информация- это все деньги. Но может я тоже чем-то вам помогу. У меня в этой сфере никакого опыта, а так хочется чтобы событие сотоялось как можно лучше. Ситуация: надо провести встречу специалистов. Финансовой поодержки никакой. Только если взносы самих участников. Помещение найдено. Планируется встреча участников, регистрация (здесь нужно определиться как? То ли за столиками, то ли со списком всех у дверей встречать?), следущее краткие выступления, доклады участников и поздравление приглашенных, в конц небольшой капустник, в течении всего времени открыты столы с напитками и закусками. Где распечатать буклеты? Где заказать цветы -букеты? Где купить бейджи? Ну и подобные вопросы от глобальных до самых мелочных. С чего начать? Всем откликнувшимся заранее спасибо. Всем сочуствующим - тоже спасибо за вимание.

22-01-2007, 17:08	ответ для Lanik на сообщение "У кого есть опыт подготовки семинаров,..." #2
Nnuvo Участник Зарегистрирован: Aug 2006 Адрес: Гражданка-Академка Сообщения: 156	Кое-чем помогу. Из перечисленных вами вопросов: - гостей регистрировать лучше при входе, если вы заранее не давали им каких-либо пригласительных. Им будет приятно, что их встретили (+ организатору), да и вы будете уверены в информации. - бейджи (если много человек) можно купить в оптовой канцелярской фирме - цветы не заказывала - не знаю, но обратилась бы в цв. фирму, находящуюся рядом (чтобы не подвели с опозданием, цветы ведь за пару дней не привезешь)и билась бы за скидки. Напишите ваши вопросы - смогу - отвечу еще. Так будет удобно и видно, что вы работали над организацией .

22-01-2007, 17:12	ответ для Lanik на сообщение "У кого есть опыт подготовки семинаров,..." #3
Nnuvo Участник Зарегистрирован: Aug 2006 Адрес: Гражданка-Академка Сообщения: 156	Кое-чем помогу. Из перечисленных вами вопросов: - гостей регистрировать лучше при входе, если вы заранее не давали им каких-либо пригласительных. Им будет приятно, что их встретили (+ организатору), да и вы будете уверены в информации. При встрече, если гости не в верхней одежде, можете выдавать и бейджи или разложить их по местам, если таковые имеются. - бейджи (если много человек) можно купить в оптовой канцелярской фирме - цветы не заказывала - не знаю, но обратилась бы в цв. фирму, находящуюся рядом (чтобы не подвели с опозданием, цветы ведь за пару дней не привезешь)и билась бы за скидки. Напишите ваши вопросы - смогу - отвечу еще. Так будет удобно и видно, что вы работали над организацией .

22-01-2007, 23:11	ответ для Lanik на сообщение "У кого есть опыт подготовки семинаров,..." #4
alinok Элита Зарегистрирован: Jun 2006 Адрес: Веселый Сообщения: 1 823	Вот навскидку: 1. Перед входом посадить человека для регистрации участников, которым выдать программу семинара, раздаточный материал, бейджики. 2. Стол для кофе-брейка подготовить к перерыву, после перерыва лучше убрать, не надо "в течение всего времени" 3. На столах участников - ручки, графин с водой, разовые стаканы (не обязательно, зависит от бюджета) 4. Уточните у участников, нужен ли им проектор, экран, ноутбук. Скорее всего - да, тк. многие готовят доклады с применением PowerPoint 5. Обязательно повесьте указатели от входа до конференц-зала. Удачи!

23-01-2007, 01:28	ответ для Lanik на сообщение "У кого есть опыт подготовки семинаров,..." #5
Katya A. Наш человек Зарегистрирован: Dec 2006 Адрес: Дачное/Ришон Сообщения: 8 603	Из оборудования еще нужен флип-чарт с блокнотом и маркеры. Кофе-брейки в середине дня действительно лучше накрывать и убирать, а в конце сделать маленький фуршет в зависимости от бюджета: шампанское с фруктами или что побогаче. У организаторов кофе-брека уточните количество печенюшек (обычно дают очень мало, т.е. зависит от места, конечно, и цены, но я заметила, чем пафоснее место, тем хуже с печеньем), и лучше больше более мелких печенюх, чем меньшее количество крупных. Если будете вешать стрелочки на стены – то бумажным скотчем (крепп для заклейки окон) сворачивая его маленькими кружочками с обратной стороны листка, чтобы снаружи его вообще не было видно (так будет аккуратней). Но в приличных местах есть специальные стойки-указатели. Можно сделать первый кофе до начала встречи, уже на регистрации. В зависимости от количества участников, может на регистрации понадобятся 2 девушки, чтобы одна быстро искала в списке, а другая – искала бейдж. Бейджи бывают вертикальные, горизонтальные, мелкие и покрупнее. Крупные горизонтальны удобнее всего – больше вмещают информации, и имя можно напечатать крупнее, чтобы людям удобнее было ориентироваться. Последнее время с ними были проблемы в разных фирмах, оптимальные по размеру и цене мы берем здесь: (отдельно кармашки и отдельно ленты) http://www.sofitspb.ru/cscenter/accessbage/karmashki.html, http://www.sofitspb.ru/cscenter/accessbage/11579746241066951/lent_klipsa.html Самые дешевые аналоги в магазине «Метро» (примерно 6 руб. за шт.), но они там не всегда есть в наличии. Если люди вам платят официально, то надо будет раздавать им финанс. документы, если иногородние – то пропечатывать командировочные. Кто-то их забудет. Надо иметь с собой чистые командировочные бланки и печать. Для этого надо выделить отдельное место и время и объявить. Может еще выдавать сертификаты какие-нибудь. Люди (особенно если сами платят за мероприятие), любят когда им выдают какие-то бумажки, подтверждающие их участие и статус мероприятия.