Как принято вести себя с приезжающим иностранцем?

[Тирца]

В тупике я. Подскажите, а?
На работе есть партнеры из Италии. Один из них вдруг возжелал приехать в Питер. Написал нам письмо, что будет в Питере в июле и хочет с нами встретиться и познакомиться лично. Конечно, мы согласны. Мы сами предлождили ему забронировать гостиницу, что и сделали вчера.
Дальше такой вопрос. Мы не знаем, едет ли он специально сюда на нас посмотреть, или по еще каким-то делам, а мы при этом как бы в дополнение к основной его программе И мы не понимаем, оплачивать ли ему гостиницу. Ведь бронирование- это еще не оплата.
Если бы мы его пригласили первые- это было бы ясно. Тогда бы оплатили. А в случае, если он сам запросил, а мы только подтвердили свое желание встретиться- надо ли эту гостиницу оплачивать.
Сразу поясню, что деньги за гостиницу не жаль, они не столь большие. Просто не хочется по идиотски выглядеть. Т.е. я даже склонна оплатить ему гсотинцицу, вопрост только в том, не будет ли это по идиотски выглядеть?
И вообще, может, накидаете советов по поводу того, есть ли какие-то тонкости в общении с иностранцами в командировке?